BUDGET DEL COSTO DEL PERSONALE

E’ diffusa l’idea che un buon software gestionale o un bravo consulente del lavoro cui è dato in outsourcing il servizio di paghe e contributi possa svolgere o aiutare a svolgere queste attività in maniera efficiente, ma è opportuno non scambiare i mezzi con il fine. La pianificazione ed il controllo dei costi del personale rappresenta uno dei momenti basilari di analisi della vita aziendale, sia perché il personale è coinvolto nell’attività di produzione e realizzazione dei beni e/o servizi venduti, sia perché il personale svolge attività di staff interne che il margine operativo deve coprire adeguatamente, ed infine sia perché l’effetto di stagionalità ed il  pagamento di istituti contrattuali differiti quali tredicesime e quattordicesime può avere un rilevante impatto sulla gestione dei flussi di cassa.

La gestione del personale è prima di tutto un tema di strategia, l’allineamento delle pratiche operative è solo la conseguenza.Per pianificare il fabbisogno ed il costo del personale, bisogna avere le idee chiare sulla strategia aziendale, sulle politiche di espansione o sulle esigenze di contrazione e sulle politiche di reclutamento, formazione, compensation e retain che ne derivano. Uno o più disallineamenti fra questi temi rendono irraggiungibile la costruzione di un sistema informativo che consenta di monitorare cosa si è deciso effettivamente di controllare, creando contrasti fra l’organizzazione reale e gli obiettivi aziendali.

Il percorso per aree di lavoro può così sintetizzarsi:
  • Sintesi della strategia aziendale: Scelte di costo o di differenziazione, organizzazione e dei responsabili aziendali;
  • Politiche di espansione o contrazione: Grado di innovazione del prodotto, espansione, scelte di canale e piano di produzione;
  • Reclutamento: Turn over, specializzazione del lavoro, politiche e modalità di reclutamento;
  • Formazione: Fabbisogni formativi e budget della formazione;
  • Compensation: Politiche fisso, variabile e benefit;
  • Retain: Piani di carriera, sviluppo, successione, gestione talenti e delle risorse potenziali;
  • Sistema informativo: Sistema informativo in uso, definizione necessità informative e reporting;
  • Rilevazione e analisi: Relazione tra contabilità generale e contabilità analitica, analisi scostamenti, set-up di anagrafiche e considerazione degli aspetti normativi.

Tali aree di lavoro influiscono significativamente sulla creazione del budget dei costi del personale.La scelta fondamentale tra le strategie e le scelte sul personale riguarda la stima dei fabbisogni di risorse necessarie a realizzare il piano di produzione. In pratica bisogna calcolare quante persone servono nei vari reparti per realizzare l’uotput programmato dell’azienda. Questa attività richiede una serie di informazioni preliminari: il volume che si intende produrre per prodotto o tipologia e una stima dei tempi uomo impiegati sul prodotto . E’ necessario poi conteggiare quante ore effettivamente può lavorare la risorsa, dopo aver detratto, dal massimo teorico, ferie, permessi, malattie ed altre forme di assenteismo in modo da ottenere il numero ore effettivamente lavorabili.

Una volta determinate le quantità (ore uomo) è necessario valorizzarle creando una scheda standard per persona, considerando il costo a partire dalla mensilità base (scomposta per paga base, contingenza, scatti etc…) in funzione degli aumenti al merito previsti, della revisione delle politiche di retribuzione variabile, dell’eventuale assegnazione di un nuovo livello ecc., cui vanno aggiunte tredicesima e quattordicesima, ex festività retribuite, tfr (comprensivo di eventuali trattenute per fondo pensione e rivalutazione), inps, inail e ipotesi sugli straordinari. La scomposizione nei sottoelementi consente di monitorarne l’andamento. Per le risorse da inserire ex-novo una scheda di costo standard fungerà da parametro e indicazione al momento del recruiting e della fase di negoziazione con i candidati.Una volta completata la stima dei costi del personale in produzione è necessario passare all’analisi dei costi degli staff non diretti sul prodotto che contribuiscono in minima o nessuna parte a creare valore per il cliente e che, quindi, andrebbero minimizzati.