Gestione del personale


Gestire il capitale Umano nelle imprese è una sfida sempre più impegnativa che rischia di spiazzare competenze e capacità delle direzioni HR tradizionali. In Italia la ripresa economica procede “lenta” e resta “fragile”: nonostante i deboli segnali di crescita del PIL che resta comunque al di sotto dei livelli medi europei, il mercato del lavoro desta ancora molte preoccupazioni.
Nel frattempo i cambiamenti sociali, economici e culturali in atto mettono in evidenza l’inadeguatezza dei modelli di organizzazione del lavoro delle imprese italiane, troppo spesso ancorati a principi di gestione e sviluppo del capitale umano ormai arretrati.
A complicare la situazione, vi è una sempre maggiore eterogeneità dei lavoratori, con popolazioni aziendali multi-generazionali in cui devono convivere e integrarsi millennials e Baby boomers, con esigenze, obiettivi e background culturali profondamente diversi.
Infine la globalizzazione quale leva imprescindibile per la crescita e la competitività delle imprese, ma al tempo stesso grande sfida per chi si occupa di risorse umane e deve definire strategie integrate e globali per la gestione e sviluppo delle persone, che consentano di allineare gli obiettivi definiti centralmente con le diverse realtà locali e guidare azioni e strategie comuni.
In questo contesto l’innovazione digitale potrebbe giocare un ruolo rilevante sia nel creare nuove professionalità e posti di lavoro, che nel modernizzare le imprese, la pubblica amministrazione e l’intero sistema economico. Nonostante dall’Europa arrivino continui richiami ed incentivi per avviare quel percorso di revisione normativa, infrastrutturale e culturale noto come agenda digitale l’Italia stenta ancora ad avviare iniziative efficaci a livello di sistema e le imprese continuano ad accrescere il loro ritardo nel cogliere nuovi trend digitali quali cloud computing, Social media, mobile e Big data.
Per frenare l’emorragia di talenti e competitività che deriva da questi ritardi, le direzioni HR sono chiamate a ripensare il proprio ruolo e a definire nuovi approcci alla gestione del capitale umano, per supportare e accelerare il cambiamento organizzativo e tecnologico delle proprie aziende.
Nessuno dei processi della direzione HR può rimanere immune dalla trasformazione digitale, ma tutti vanno ripensati, dalla formazione, alla valutazione, alla selezione, introducendo nuove logiche di analisi e utilizzo dei dati e delle informazioni.
 
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JobTime è uno strumento indispensabile per la gestione dei tempi di lavoro del personale dipendente che consente di pianificare i turni di lavoro in funzione dellespecifiche esigenze della produzione, rilevando nel contempo in maniera automatica ed immediata le ore di prestazione. Il pieno controllo e quindi l’ottimizzazione delle ore lavorate, disperse e da retribuire in diretta ed immediata correlazione sia con la pianificazione degli orari di lavoro che con i valori della produzione stimati e a consuntivo inserisce JobTime,  quale strumento di gestione delle risorse umane, in un sistema informativo finalizzato al controllo ed alla gestione dell’intera azienda. Il data base di tipo relazionale e l'impianto tabellare parametrizzato rendono JobTime una procedura facilmente adattabile a qualsiasi esigenza aziendale. I controlli automatici della corretta applicazione della previsione normativa in materia di orario di lavoro e la gestione automatica dei principali CCNL nazionali e territoriali offrono un adeguato supporto agli addetti alla produzione e garantisce una corretta amministrazione del personale anche in assenza di specifiche conoscenze in materia. Tuttavia la possibilità per l’utente di gestire, in alternativa al CCNL nazionale, uno specifico contratto di lavoro integrativo aziendale consente la massima flessibilità e personalizzazione della gestione. Il modulo storico collegato sia all'anagrafico dipendenti che agli archivi più significativi che compongono la procedura offre la possibilità di mantenere in banca dati tutte le revisioni apportate nel tempo ad ogni informazione e la possibilità di gestire in ogni momento anche situazioni pregresse o future nel tempo consentendo, inoltre, la gestione del personale anche sotto il profilo dei dati statistici utili alla pianificazione delle carriere ed allo sviluppo professionale. JobTime consente l'accesso alle informazioni solo agli utenti autorizzati in modo da garantire la riservatezza e la conoscenza dei dati al livello desiderato (azienda/sede/reparto/dipendente). JobTime si interfaccia con qualsiasi orologio di rilevazione degli accessi e consente l’esportazione dei dati in maniera leggibile per i principali software paghe.

 

AMMINISTRAZIONE

 

Le attività previste dal sistema di amministrazione del personale riconducibili ad un sistema di efficacia sono articolabili in una triplice fase:

1. fase iniziale di pianificazione: strutturazione di  uno scadenziario e di un piano operativo soprattutto legato al controllo dei costi del personale; 

2. fase operativa: adempimenti legali, fiscali, contributivi ed assicurativi legati alla gestione dei rapporti contrattuali e del sistema di remunerazione dei dipendenti attraverso software specifici utilizzabili sul web;

3. ex-post: controllo della fase operativa, rilevazione errori, correzione.

Inserendosi nel sistema organizzativo - produttivo dell’azienda la funzione amministrativa non si limita ai meri adempimenti legalmente previsti, ma si occupa anche di altri aspetti dell’amministrazione, ricoprendo un ruolo strategico in termini di supporto alle attività gestionali. Ne consegue l’implementazione di risultati che sottendono competenze tecnico-operative e che si concretizzano nella: - strutturazione ed implementazione di uno scadenziario operativo; - proceduralizzazione di obblighi e adempimenti; - attività di reportistica con finalità di supporto all’attività gestionale; - pianificazione e strutturazione reti relazionali e di collaborazione con attori  del sistema economico di riferimento (sindacati, enti previdenziali, agenzie per il lavoro, cpi).In ambito amministrativo-contabile, il sistema offre supporto per: - la normativa sul lavoro e previdenziale nonché i CCNL di riferimento; - le finalità della tenuta di contabilità per la gestione delle richieste di crediti d’imposta;  - le procedure relative alla contribuzione  inps, inail, 770, cud; - software di supporto alla gestione del personale (JobTime, Documentazione disponile on-line).In ambito procedurale, il sistema offre: - le procedure di registrazione attraverso il software di gestione del personale; - le modalità di tenuta dei libri obbligatori, secondo quanto previsto a norma di legge; - la modalità degli adempimenti periodici e la relativa gestione telematica; - le procedure per effettuare le assunzioni e le cessazioni dei contratti di lavoro. E’ rilevante il supporto a chi opera in azienda nell’ambito dell’amministrazione del personale oltre che per le competenze di natura squisitamente operativa, anche per quelle legate sia alla vigente normativa giuslavoristica sia alla capacità interpretativa di nuovi orientamenti legislativi.L’aggiornamento continuo, unitamente ad un approccio critico nello svolgimento di funzioni che superano l’aspetto meramente operativo, consente,  con particolare riferimento alle realtà organizzative delle PMI di interpretare i dati/informazioni raccolte per ricercare soluzioni di efficacia pratica volta a raggiungere i parametri stabiliti.A livello operativo - relazionale lo studio operando in ambito amministrativo-contabile interagisce con gli  Enti esterni prevalentemente per ottemperare agli obblighi di legge; offrendo  anche la corretta e puntuale archiviazione delle operazioni e la strutturazione  di procedure di rintracciabilità on-line della modulistica presentata. L’amministrazione del personale, così concepita, garantisce il corretto funzionamento del sistema attraverso la definizione e la proceduralizzazione di un iter operativo che rispetta le scadenze e le esigenze operative, in particolare: - gestire, compilare e inoltrare ai competenti  istituti le documentazioni periodiche previdenziali assistenziali e fiscali inerenti alla gestione del personale (denunce contributive mensili – modello F24; dichiarazione salari  – modello CUD); - apporta alle procedure interne le corrette  modifiche nascenti da innovazioni legislative in materia fiscale o civilistica; - analizza e risolve problemi fiscali derivanti dal contenzioso; - gestisce e individua i beni da assicurare, valutandone i rischi e le opportunità;  - organizza e propone gli ordini di servizio inerenti gli aspetti dell’organizzazione e della gestione del personale.

 Analisi e valutazione del lavoro

VALUTAZIONE

 L’analisi e la valutazione del lavoro. I metodi di analisi del lavoro, utili per  valutare e guidare le singole risorse di un’organizzazione sono:

 • la job analysis, ovvero lo studio di una posizione lavorativa, che serve a  determinare quali conoscenze, competenze, attitudini e caratteristiche personali  siano necessarie per assumere con successo una posizione

 • la job description, che riguarda invece la descrizione dei compiti di una  posizione: cosa fa (quali compiti compongono la mansione, il grado di autonomia,  ecc.), come (standard e 

regole da seguire), quali sono le competenze richieste(definizione  di conoscenze, abilità e valori, richiesti per realizzare i compiti previsti)

• la job evaluation, ovvero un procedimento utile a confrontare le varie posizioni, allo scopo di stabilirne il valore relativo.L’obiettivo principale è quello di definire un piano retributivo equo, nel quale ruoli aventi pari valutazione possano ricevere pari retribuzione, a prescindere dall’area aziendale o settore economico presso cui sono svolti.Le metodologie di analisi sono: l’intervista, il questionario e l’osservazione diretta.

La valutazione delle prestazioni consiste in un giudizio sull’attività svolta da una persona che ricopre una certa posizione organizzativa, sul come lo fa e sui risultati conseguiti. Non si conclude con un semplice giudizio, ma con un 'piano di miglioramento', in cui il valutatore indica le tappe per consentire un miglioramento delle performance del diretto interessato. La valutazione ha effetti sulla retribuzione e sugli sviluppi di carriera. 

La valutazione del potenziale: Per 'potenziale' s’intende un insieme di conoscenze e capacità possedute da un individuo, che, tuttavia, non essendo ancora messe in campo, restano allo stato latente. La valutazione del potenziale ha lo scopo di accertare tali capacità, per orientarne lo sviluppo verso posizioni più elevate.

Analisi dei costi

Analisi dei costi del personale

Esatta individuazione del costo per risorsa, sede, centro di costo e commessa nell'ambito del controllo di gestione:

 

Carrateri e finalità:

Verifica del raggiungimento degli obbiettivi (sia economici/reddituali che quantitativi/produttivi) mediante analisi degli scostamenti, base per la presa delle decisioni del vertice aziendale, modifica, eventuale, del processo produttivo.

Modalità del controllo di gestione:

1 - Livello Strategico: Valutazione dell'accuratezza delle decisioni strategiche ed eventuale modifica della strategia competitiva a seguito di mutamenti del mercato.

2 - Livello Manageriale: Valutazione dell'accuratezza dello svolgimento delle funzioni operative da parte del personale, selezione del personale, assegnazione delle mansioni e delle qualifiche lavorative ed eventuale loro modifica.

Tipi di controllo di gestione:

Controllo concomitante: in itinere durante il processo produttivo

Controllo susseguente: ex post, dopo il processo produttivo

Controllo sul controllo: verifica dell'efficiacia del controllo ed aventuale revisione.

Caratteri dell'outsourcing: Affidamento all'esterno di alcune fasi dell'attività non stategiche

1 - Economico: Incremento della redditività: copertura dei costi con maggiroi ricavi.

2 - Organizzativo: Affidamento dell'attività ad un soggetto esperto.

3 - Strategico: Maggiore concentrazione sul core business dell'attività, miglioramento delle performance produttive.

Fattori del controllo:

Fattori interni: Cultura, presenza dell'uomo, portatori di interesse, potere, tecnologia, prodotti, servizi, caratteri dei veritici aziendali, strategia, struttura organizzativa, sistema di corporate governance (impresa padronale o consociativa), stili di direzione, tempo, esperienze maturate, storia dell'azienda, attitudini al rischio e variabilità delle remunerazioni.

Fattori esterni: Contesto, settore, mercato, aree geografiche di riferimento, interessi, portatori di interessi, regolamentazione, contingenza economica, cultura, competitori.

BUDGETBudget del costo del personale

E’ diffusa l’idea che un buon software gestionale o un bravo consulente del lavoro cui è dato in outsourcing il servizio di paghe e contributi possa svolgere o aiutare a svolgere queste attività in maniera efficiente, ma è opportuno non scambiare i mezzi con il fine. La pianificazione ed il controllo dei costi del personale rappresenta uno dei momenti basilari di analisi della vita aziendale, sia perché il personale è coinvolto nell’attività di produzione e realizzazione dei beni e/o servizi venduti, sia perché il personale svolge attività di staff interne che il margine operativo deve coprire adeguatamente, ed infine sia perché l’effetto di stagionalità ed il  pagamento di istituti contrattuali differiti quali tredicesime e quattordicesime può avere un rilevante impatto sulla gestione dei flussi di cassa.

La gestione del personale è prima di tutto un tema di strategia, l’allineamento delle pratiche operative è solo la conseguenza.

Per pianificare il fabbisogno ed il costo del personale, bisogna avere le idee chiare sulla strategia aziendale, sulle politiche di espansione o sulle esigenze di contrazione e sulle politiche di reclutamento, formazione, compensation e retain che ne derivano.

Uno o più disallineamenti fra questi temi rendono irraggiungibile la costruzione di un sistema informativo che consenta di monitorare cosa si è deciso effettivamente di controllare, creando contrasti fra l’organizzazione reale e gli obiettivi aziendali.

Il percorso per aree di lavoro può così sintetizzarsi:

Sintesi della strategia aziendale: Scelte di costo o di differenziazione, organizzazione e dei responsabili aziendali.

Politiche di espansione o contrazione: Grado di innovazione del prodotto, espansione, scelte di canale e piano di produzione.

Reclutamento: Turn over, specializzazione del lavoro, politiche e modalità di reclutamento.

Formazione: Fabbisogni formativi e budget della formazione.

Compensation: Politiche fisso, variabile e benefit.

Retain: Piani di carriera, sviluppo, successione, gestione talenti e delle risorse potenziali.

Sistema informativo: Sistema informativo in uso, definizione necessità informative e reporting.

Rilevazione e analisi: Relazione tra contabilità generale e contabilità analitica, analisi scostamenti, set-up di anagrafiche e considerazione degli aspetti normativi.

Tali aree di lavoro influiscono significativamente sulla creazione del budget dei costi del personale.

La scelta fondamentale tra le strategie e le scelte sul personale riguarda la stima dei fabbisogni di risorse necessarie a realizzare il piano di produzione. In pratica bisogna calcolare quante persone servono nei vari reparti per realizzare l’uotput programmato dell’azienda. Questa attività richiede una serie di informazioni preliminari: il volume che si intende produrre per prodotto o tipologia e una stima dei tempi uomo impiegati sul prodotto . E’ necessario poi conteggiare quante ore effettivamente può lavorare la risorsa, dopo aver detratto, dal massimo teorico, ferie, permessi, malattie ed altre forme di assenteismo in modo da ottenere il numero ore effettivamente lavorabili. 

Una volta determinate le quantità (ore uomo) è necessario valorizzarle creando una scheda standard per persona, cosiderando il costo a partire dalla mensilità base (scomposta per paga base, contingenza, scatti etc…) in funzione degli aumenti al merito previsti, della revisione delle politiche di retribuzione variabile, dell’eventuale assegnazione di un nuovo livello ecc., cui vanno aggiunte tredicesima e quattordicesima, ex festività retribuite, tfr (comprensivo di eventuali trattenute per fondo pensione e rivalutazione), inps, inail e ipotesi sugli straordinari. La scomposizione nei sottoelementi consente di monitorarne l’andamento. Per le risorse da inserire ex-novo una scheda di costo standard fungerà da parametro e indicazione al momento del recruiting e della fase di negoziazione con i candidati.

Una volta completata la stima dei costi del personale in produzione è necessario passare all’analisi dei costi degli staff non diretti sul prodotto che contribuiscono in minima o nessuna parte a creare valore per il cliente e che, quindi, andrebbero minimizzati.